DSMS-Cockpit: Funktionen & Module Nachfolgend finden Sie die derzeit verfügbaren Funktionen & Module. Da unser DSMS-Cockpit permanent weiterentwickelt wird, finden Sie hier immer wieder Neuerungen.Die aufgeführten Funktionen & Module betreffen das “PROFESSIONAL” Paket. Kleinere Pakete sind in Funktion und Umfang eingeschränkt. Technik & Sicherheit Mit höchsten Sicherheitsstandards wie z.B. eine DIN-ISO Zertifizierung im Rechenzentrum nach 27001 schützen wir Ihre Daten im Portal. Sicherheitspaket ISO-zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland (27001) Strenges Passwortmanagement 2FA möglich z.B. YubiKey u.a. TLS-Verschlüsselung zur sicheren Übertragung DNS über DNSSEC abgesichert Verschlüsselung der Daten mit AES-256-CBC Einsatz von CSRF-Tokens zur Verhinderung unerwünschter Änderungen E-Mailversand DKIM signiert (über Systemversand) Redundante Datensicherung in Deutschland Protokollierung aller Ereignisse 99,99% Verfügbarkeit 10.000 MB Speicher Bis zu 10Gb Speicher und mehr Eigener SMTP Server verwenden Verwenden Sie einen eigenen SMTP-Server um Erinnerungen und Aufgaben darüber zu versenden. Single Sign-On (SAML 2.0) Sie können Ihr Active-Directory für die Authentifikation direkt mit unserem DSMS verbinden. Möglichkeit der Einbindung von Schulungsinhalten im SCORM-Format Sie haben Ihre Schulungen nur im SCORM-Format vorliegen? Kein Problem, importieren Sie ganz einfach Ihre Inhalte. .csv Import / Export Importieren Sie Ihre Daten in verschiedene Module zur spielend leichten Verwaltung z.B. für Software, Auftragsverarbeiter oder TOMs etc. REST-Schnittstelle Zur Automatisierung verschiedener Prozesse steht Ihnen die REST-Schnittstelle zur Verfügung. Organisation & Unternehmenseinstellungen Die Grundlegensten Einstellungen und Konfigurationen. Unternehmen und Unterstandorte / Tochterunternehmen Legen Sie so viele Tochterunternehmen und Unterstandorte an wie vorhanden sind. Mehrsprachigkeit Durch die Modulflexibilität ist jede Sprache möglich. Datenflussdiagramm Das Datenflussdiagramm wird automatisch generiert aus den Informationen, die Sie bei den Verarbeitungsverzeichnissen hinterlegt haben. Hilfe-Center Sie suchen Hilfe? Kein Problem. Wir haben sehr viele Tipps und Tricks zusammengetragen. Voreinstellungen Passen Sie DSMS-Cockpit an Ihr Unternehmen an. Definieren Sie eigene Abteilungen und verwenden Sie unternehmensinterne Bezeichnungen zur besseren Identifikation Ihrer Mitarbeitenden. Benutzerrollen Legen Sie fest, welcher Benutzende welches Recht haben darf und welche Bereiche sichtbar sein sollen. Legen Sie eigene Benutzerrollen oder auch Gruppen an. Dokumentenablage Definieren Sie Kategorien und legen Sie grundlegende Dokumente zur Weiterbearbeitung ab z.B. Muster für Einwilligungserklärungen, AV-Verträge und andere Dokumente. Benutzer unbegrenzt Legen Sie so viele Benutzer an, wie für Ihre Arbeit benötigt werden. Benachrichtigungen Lassen Sie sich vom System umfangreich benachrichtigen. Wenn Sie das nicht wünschen, konfigurieren Sie selbst welche Informationen Ihnen wichtig sind. PDF-Exporte & Reportings Exportieren Sie die gesamte Datenschutzdokumentation oder nur Teile davon z.B. die TOMs oder das Löschkonzept. Journalierung Tracken Sie Ihre Tätigkeiten und halten Sie auch Ihre Arbeitszeiten fest. Datenschutz Kernthemen Spielend leiche Bearbeitung der Kernmodule Cockpit Verschaffen Sie sich einen sofortigen Überblick, über den Stand der Bearbeitungen. Verarbeitungsverzeichnise Dokumentieren Sie sehr zeitsparend Ihre gesamten Verarbeitungstätigkeiten und verknüpfen Sie diese automatisch mit anderen Daten z.B. Software, Dienstleister, Systeme. Formular zu den Betroffenenrechten Binden Sie das aus dem DSMS generierte Anfrageformular in Ihre Webseite ein. Anfragen landen automatisch im DSMS und können dort verarbeitet und dokumentiert werden. Auftraggeber Verwaltung Dokumentieren und verwalten Sie Ihre Auftraggeber und erstellen Sie für jeden Auftraggeber eine eigene Verarbeitungstätigkeit. Datenschutzverletzungen Dokumentieren Sie alle Datenschutzverletzungen, mit Eskalationssystem zur Einhaltung der gesetzlichen Fristen. Revisionen Legen Sie mit einem Eskalationssystem fest, wann Sie erinnert werden möchten -Wann steht die nächste Prüfung an- . Aufgabensystem Automatische Standardaufgaben werden angelegt. Aufgaben lassen sich Benutzern mit Erinnerungsfunktionen zuweisen. Abteilungen und Mitarbeiter Individualisieren Sie das DSMS an Ihre Bedürfnisse. Benennen Sie Ihre eigenen Abteilungen, legen Sie Ihre Mitarbeitenden an. Automatisieren Sie durch eine Schnittstelle den Neuzugang und Abgang von Mitarbeitenden über Ihr Active-Directory. TOMs (Technisch organisatorische Maßnahmen) Generieren Sie spielend leicht per Drag & Drop aus über 100 Möglichkeiten Ihre Technisch Organisatorischen Maßnahmen. Checklisten Erstellen Sie eigene Checklisten für z.B. interne Audits und dokumentieren Sie diese im DSMS-Cockpit. Löschkonzept Erstellen Sie aus den Daten, die Sie in den Verarbeitungstätigkeiten hinterlegt haben automatisiert ein Löschkonzept. So wissen Sie genau, wann welche Daten genau gelöscht/vernichtet werden müssen. Software Verwalten und dokumentieren Sie Ihre gesamte Software, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden. Anfragen betroffener Personen Dokumentieren Sie im DSMS-Cockpit alle Betroffenenanfragen z.B. Anfragen zur Auskunft, Widerspruch, Berichtigung, Löschung und Einschränkung. Dienstleister/-Auftragsverarbeiter Dokumentieren und verwalten Sie alle Dienstleister mit denen Sie personenbezogene Daten austauschen, oder die Zugriff auf Ihre Daten z.B. in einem Supportfall erhalten. Verknüpfen Sie diese Dienstleister spielend leicht mit Ihren Verarbeitungstätigkeiten. Datenschutz-Folgenabschätzung Führen Sie den gesamten Prozess zur Datenschutzfolgeabschätzung im DSMS-Cockpit durch und erhalten Sie das Endergebnis aufbereitet direkt aus dem System. Systemlandschaft Beschreiben Sie Ihre gesamte Infrastruktur und ordnen Sie diese spielend leicht den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten zu. Sinnvolle Erweiterungen Weitere Module im “PROFESSIONAL” Paket, die Ihnen die Arbeit erheblich erleichtern. Schulungsplattform Mit der integrierten Schulungsplattform, können Sie nicht nur alle Mitarbeitenden im Datenschutz sensibilisieren, sondern Sie können auch alle anderen Schulungen darüber abwickeln z.B. Hygieneschulungen, Arbeitsschutz, Brandschutz etc. Möglich sind: • Fragenkataloge • Powerpoints • Grafiken • Einzelne Videos (nur professional) • Webinare (nur professional) • Livestreams (nur professional) Auch nutzbar für Mitarbeitende, die keine E-Mailadresse haben. Online Datenschutzverträge Schließen Sie online Verträge zur Auftragsverarbeitung oder lassen Sie von Ihren Mitarbeitenden z.B. Einwilligungserklärungen online unterschreiben. Videokonferenzen Nutzen Sie eine deutsche datenschutzkonforme Videokonferenzlösung. Konzern-Funktionalitäten In einer Konzernstruktur, gibt es zum Teil viele Standorte oder Tochtergesellschaften. Ordnen Sie diese einer zentralen Einheit zu und verwalten Sie so die gesamte Konzernstruktur. Whistleblower-Portal Nutzen Sie das integrierte Hinweisgebersystem und sorgen Sie dafür, dass alle festgestellten Mängel in Ihrem Unternehmen bleiben und nicht in die z.B. sozialen Netzwerke getragen werden. Webseiten-Analyse Prüfen Sie Ihre Webseite auf Datenschutzkonformität. Audit-Modul Für Audits jeder Art nutzen Sie das Auditmodul. Für z. B. (Datenschutzaudits), ISMS-Audits z.B. BSI, 27001, TISAX etc. oder QM-Audits o.ä. Das einfachste Datenschutzmanagementsystem der Welt bietet Ihnen Arbeitszeitersparnis, Zentralität und spielend leichte Bedienung, um Ihre Daten sicher und gesetzeskonform zu verwalten. Mit diesem innovativen System können Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Daten geschützt sind. Erfahren Sie mehr darüber, wie dieses System Ihnen helfen kann, Ihre Datenschutzanforderungen effektiv und effizient zu erfüllen. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt Telefon: +49 (0) 561 316 858 9 E-Mail: buero@dedata.de Name E-Mail Nachricht Absenden deDATA GmbH Habichtswalder Strasse 18 34119 Kassel MO-FR 09:00 - 17:00
