Durch den Beschluss der EU zum Hinweisgeberschutzgesetz werden vor allem mittelständische Unternehmen vor Herausforderungen gestellt. Für die Implementierung eines Hinweisgebersystems hatten die Unternehmen eine Frist bis Mitte Dezember 2021.

Wir haben mit meldepunkt.de ein zentrales Hinweisgebersystem entwickelt, über welches Sie Verstöße anonym und vertraulich melden können.

Bevor wir auf den Meldepunkt eingehen, möchten wir noch ein paar elementare Hinweise zum Hinweisgebersystem geben.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem wird in Unternehmen und Verwaltungen eingesetzt. Es soll Mitarbeiter:innen und Dritten einen geschützten Kanal zur Kommunikation zur Verfügung stellen. Innerhalb dieses Kanals sollen mögliche Straftaten und Verstöße, z. B. gegen die Grundsätze der Ethik, gemeldet werden.

Leider sind noch nicht alle Unternehmen dieser Anforderung nachgekommen. Was viele nicht bedenken: Die EU-Richtlinie lässt in dieser Hinsicht keine Spielräume zu. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist keine Option, sondern unterliegt einer Pflicht. Bei Verstößen drohen empfindliche Strafen, die man als mittelständisches Unternehmen unbedingt vermeiden sollte.

Der Schutz des Whistleblowers ist elementarer Bestandteil des HInweisgebersystems. Da es sich in den meisten Fällen um Mitarbeiter:innen handelt, die Verstöße melden, ist dieser Ansatz geboten.

So kann Ihr Unternehmen von einem Hinweisgebersystem profitieren

In der entsprechenden Richtlinie hat die EU festgelegt, dass alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter:innen ein Hinweisgebersystem implementieren.

Das Hinweisgebersystem kann sich auf viele Arten für Ihr Unternehmen auszahlen.

• Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und sind rechtlich auf der sicheren Seite.
• Ihr Unternehmen und ihre Mitarbeiter:innen vor Sanktionen und Imageschäden.
• Produktives Handeln, wodurch die Unternehmenskultur gestärkt wird.

Wie funktioniert das Hinweisgebersystem?

Hinweisgebersysteme zeichnen sich in erster Linie durch ihre standardisierten Abläufe aus. Dabei ist der Schutz des Whistleblowers und dessen Identität geschützt. In der Regel verläuft die Meldung eines Vorfalls wie folgt ab:

• Melden eines rechtlichen Verstoßes. Einer Ihrer Mitarbeiter:innen erhält Kenntnisse einen rechtlichen Verstoß. Sie sollten Ihre Belegschaft sensibilisieren, jeden Vorfall zu melden, den sie nicht als rechtlich einwandfrei klassifizieren können.
• Meldung des Vorfalls über das Hinweisgebersystem. Anhand des Hinweisgebersystems kann ein Hinweisgeber seine Beobachtungen anonym abgeben. Dabei steht es dem Hinweisgeber frei, ob er seine Identität preisgeben möchte oder nicht.
• Prozess der Prüfung. Hat der Hinweisgeber seine Meldung abgegeben, wird sie an die verantwortliche Stelle weitergeleitet.
• Auswirkungen der Meldung. Die verantwortliche Stelle tritt in den Dialog mit einer juristischen Fachkraft. Diese beiden Parteien beraten darüber, ob ein Verstoß vorliegt und beraten über zu ziehende Konsequenzen, genauer gesagt Handlungsoptionen.
• Überprüfung der Veränderungen. Nach Ablauf einer gewissen Zeitspanne wird überprüft, ob der Vorfall dazu beigetragen hat, die innerbetrieblichen Angelegenheiten zu ändern.

Aus diesen Gründen sollten Sie auf ein digitales Hinweisgebersystem setzen

Hinweisgebersysteme gibt es analog und digital. Wir raten Ihnen jedoch aus einer Mehrzahl an Gründen zu einem digitalen System.

Zunächst gewährleistet ein digitales System, dass ein anonymes Melden möglich ist, wodurch eine vertrauliche Bearbeitung des Falls gewährleistet werden kann. Durch ein digitales System kann zudem sichergestellt werden, dass die Daten sicher verschlüsselt werden.

Bedenken Sie, dass ein Hinweisgeber in Ihrem Unternehmen nur dann erfolgreich sein kann, wenn die Mitarbeiter:innen Vertrauen in das System haben und es nutzen.

Unser Hinweisgebersystem unter meldepunkt.de

Der von uns entwickelte Meldepunkt wurde unter größter Sorgfalt entwickelt – mit dem Ziel, Ihre Identität zu schützen.

Über unseren Meldepunkt können Sie offen und anonym Einreichungen vornehmen. Das System ist so programmiert, dass Sie nicht zurückverfolgt werden können, wenn Sie es nicht wünschen.

Unser System verschlüsselt Ihre Eingaben und auch Ihre IP-Adresse kann nicht zugeordnet werden, da sie anonymisiert wird. Ihre Identität wird nur an das Unternehmen übermittelt, wenn Sie es ausdrücklich erlauben.

Was können Sie über den Meldepunkt melden?

Über unser Hinweisgebersystem können Sie Gesetzesverstöße Ihres Arbeitgebers, anderer Mitarbeiter:innen, Lieferant:innen etc. melden.

In folgenden Beriechen können Sie Meldungen abgeben:

• Finanzdienstleistungen, Geldwäsche
• Produktsicherheit
• Verbraucherschutz
• Verkehrssicherheit
• Umweltschutz
• Öffentliche Gesundheit
• Tierschutz
• Wettbewerb
• Datenschutz und Datensicherheit
• IT-Sicherheit
• Informationsschutz

Zusammenfassung

Das Hinweismeldesystem ist ein wichtiger und verpflichtender Aspekt Ihres Unternehmens, wenn Sie über mindestens 50 Mitarbeiter:innen verfügen.

Sie sollten nicht dem Fehler unterliegen, das System als Plattform für Denunzianten oder Nestbeschmutzer zu sehen. Es sollte im Interesse aller Beteiligten des Unternehmens sein, dass alle Prozesse rechtlich einwandfrei ablaufen. Es ist nachvollziehbar, dass Mitarbeiter:innen sich wohler fühlen, wenn sie ihre Beobachtungen über ein anonymes System abgeben können. Immerhin steht bei einer falschen Meldung auch der eigene Leumund auf dem Spiel.

Wussten Sie, dass nur 9 Prozent der Verstöße in einem Unternehmen per Zufall herauskommen? Durch interne Audits sind es schon 17 Prozent. Der überragende Teil der Verstöße wird durch Hinweise ermittelt – 39 Prozent.

Verstöße werden zu 50 Prozent von den eigenen Mitarbeiter:innen gemeldet. Immerhin werden auch 35 Prozent von Kund:innen gemeldet, also von außerhalb des Unternehmens.

Durch die Implementierung eines Hinweisgebersystems erhöhen Sie die Chance darauf, dass Verstöße und Missstände aus dem Inneren Ihres Unternehmens kommen. Da die Systeme anonym sind, stärken Sie die Hinweisgeber-Kultur. Zudem zeigen Sie als Unternehmen, dass Ihnen rechtlich einwandfreie Abläufe wichtig sind.

Wir sind Experten auf unserem Gebiet und können Ihnen sowohl bei der Implementierung als auch bei der Einhaltung des Datenschutzes sowie der IT-Sicherheit helfen.

Möchten Sie ein externes System nutzen, steht Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen unser Meldepunkt zu Verfügung.