Compliance-Beratung

Compliance Management – was ist das?

Der Begriff compliance aus dem Englischen, beschreibt mit einem Wort die Einhaltung von Gesetzen, Bestimmungen, Vorschriften und Richtlinien.

Unter Compliance Management versteht man also die Steuerung und Einhaltung aller Normen, die Anwendung finden müssen und sollen in einem Unternehmen.

Aufbau einer Compliance Beratung

Der Aufbau einer Compliance Beratung sollte mindestens folgende Bestandteile beinhalten:

Compliance Risiko Analyse
In diesem ersten Schritt werden die Gesetze identifiziert, die Anwendung im Unternehmen finden müssen. Ein besondere Augenmerk wird hier auf riskante Bereiche, bei dem Verstöße häufig und leicht passieren bzw. bei denen die rechtlichen Anforderungen sehr hoch liegen, gelegt.

Compliance Audit
Als nächstes wird beim Compliance Audit festgestellt, wo nachgebessert werden muss.
Rechtliche Mängel werden erkannt und intern offengelegt. Das Compliance Management System wird auf diesem Audit aufgebaut.

Bestellung eines Compliance Officers/ Manager
Ein wichtiger Schritt bei jeder Compliance Beratung ist es einen Compliance Officer/ Manager zu bestellen bzw. die Unterstützung eines internen Beauftragten zu veranlassen. Mit dem Beauftragten oder dem Compliance Officer wird als nächstes zusammen mit der Unternehmensleitung die Maßnahmen besprochen.

Die Aufgaben des Compliance Officers beinhalten unter anderem:

• Prüfung und Überwachung der gesetzlichen Richtlinien
• Management des Geldwäsche- und Korruptionsgesetz
• Aufbau, Überwachung und ständiges Updaten des Compliance-Managementsystemen
• Schulungen / Sensibilisierungen des gesamten Personals
• Überwachung des  Whistleblowing Verfahren
• Analyse auf Compliance Fähigkeit
• Code of Ethik, Code of Conduct
• BPCS/SOX uvm.

Erstellen eines Compliance Management Systems
Die Unternehmensführung trifft die Feststellung, dass ein Compliance Management System erstellt werden muss. In diesem System werden dann Ziele festgehalten, Kontrollmechanismen festgelegt und benötigte Ressourcen zur Verfügung gestellt.

Aufbau eines Compliance Management Systems?

Der Aufbau eines Compliance Management Systems ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, deshalb ist eine kompetente Compliance Beratung umso wichtiger!

Eine typische Compliance Checkliste für Unternehmen beinhaltet folgende Punkte:

• Regelmäßige, geplante und strukturierte Analyse gefährdeter Bereiche
• Prüfen und updaten der technischen Compliance Lösungen
• Vorbildfunktion der Unternehmensführung und Führungskräfte sicherstellen
• Erarbeiten von Richtlinien mit Anweisungen und Maßnahmen für das komplette Personal
• Jährliche Mitarbeiterschulung zum Thema Compliance
• Regelmäßiges Updaten eines Maßnahmenkatalogs für Verstöße
• Regelmäßiges überprüfen und updaten der Buchhaltung und Dokumentation

Ein wichtiges Tool der Compliance Beratung – Whistleblowing
Whistleblowing in einem Unternehmen gibt dem kompletten Personal die Möglichkeit anonym Compliance Verstöße zu melden. Das Tool schützt das Unternehmen vor Strafen durch Behörden, Imageschäden, wie auch vor Mitarbeiterverlust.

Compliance Management Vor- und Nachteile externer Fachkräfte

Das Thema Compliance Management ist sehr komplex. Es erfordert rechtliches Wissen, wie auch IT-Kenntnisse.

Achten Sie daher bei Ihrer Compliance Beratung darauf, dass Ihre Berater einen Rechtsanwalt, einen zertifizierten Compliance Officer, wie auch einen IT-Spezialisten an Bord haben.

Um die bestmögliche Compliance Beratung zu liefern haben wir von deDATA all diese Positionen besetzt und möchten Sie über die Vor- und Nachteile von externen Fachkräften informieren:

Vorteile externer Fachkräfte für die Compliance Beratung

1.    Unabhängigkeit
Der wichtigste Vorteil einer externen Fachkraft bei der Compliance Beratung ist, dass die Fachkraft unabhängige Analysen machen und Erkenntnisse gewinnen kann.
Nur so ist sichergestellt, dass nicht aus firmenpolitischen Gründen Verfahren vernachlässigt werden, die das Unternehmen später teuer zu stehen kommen können.

2.    Diversifizierte Erfahrung
Durch den Einblick in viele verschiedene Unternehmen, kennt ein erfahrener Rechtsanwalt, Compliance Officer bzw. IT-ler die Kernpunkte bei denen sich Unternehmen schwer tun. Auch hat man ein Portfolio von vielen verschiedenen Lösungen zu vielen verschiedenen Problemen an der Hand. Dies erspart ein langfristiges erarbeiten von Lösungen von Grund Auf.

3.    Methodisch und strukturiertes Vorgehen
Eine erfahrene, externe Fachkraft hat in der Regel bereits mehrere Aufträge erfolgreich abgeschlossen und eine Methodik entwickelt dabei so strukturiert und effizient wie möglich Vorzugehen. Ein Unternehmen spart so erneut viel Zeit und Aufwand bei seinen Compliance Lösungen.

4.    Kostensparend
Ein Vollzeitangestellter als interne Lösung, der die Aufgabe des Compliance Officers übernimmt kostet Sie folgende Summe:

●    Ca. 3000€ – 5000€ für die Erstausbildung
●    Ca. 1000€ jährliche Ausbildungskosten
●    Gehaltsanspruch steigt um ca. 600€ – 1000€ monatlich
●    Verlust von ca. 40-60% der Arbeitskraft, die für Compliance Beratung entfällt
●    Volle Haftung im Falle eines Fehlers

Eine externe Lösung kostet sie unter dem Strich deutlich weniger.

5.    Haftungsauslagerung
Sollte es hart auf hart kommen, ist der größte Vorteil einer externen Lösung die Haftungauslagerung an den Compliance Berater.  

Nachteile externer Fachkräfte für die Compliance Beratung

1.    Erhöhter Stundenlohn
Was kostet eine Compliance Beratung?
Es kommt hierbei natürlich auf die Größe und die Branche des Unternehmens an, auch die bisherige Organisation und der Status des Datenschutzes ist ausschlaggebend.

Eine Compliance Beratung kostet im Durchschnitt ca. 150€  bis 180€ pro Stunde.  
Bei komplexen Sachverhalten kann ein Rechtsanwalt teilweise auch über 200€ pro Stunde kosten.

2.    Keine Vorkenntnisse über das Unternehmen
Ein externer Mitarbeiter muss sich im Verfahren zuerst in das Unternehmen einarbeiten, was mit etwas Zeitaufwand verbunden ist.
Es bietet sich daher an mit einem Anbieter auf lange Sicht zu arbeiten, sobald ein Vertrauensverhältnis aufgebaut und Kenntnisse erlangt wurden.

3.    Informationsweitergabe
Was viele Unternehmen abschreckt externe Fachkräfte anzustellen ist das Dritte tiefe Einblicke in das Unternehmen erhalten.  Seriöse Anbieter, speziell im Bereich Datenschutz, arbeiten natürlich mit Klauseln, die solche Fälle komplett ausschließen.

Zusammenfassung für Ihre Compliance Beratung

Eine Compliance Management System ist notwendig um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen im rechtlichen Rahmen arbeitet.

Durch eine kompetente Compliance Beratung, kann Ihr Unternehmen aus dem notwendigen Übel, aber auch einen Wettbewerbsvorteil schaffen.

Eine externe Fachkraft sieht auf den ersten Blick teuer aus, aber eine interne Lösung beim Besetzen der Compliance-Officer, -Manager Position ist meist teurer. Überprüfen Sie genau, ob es sich eine Interne Lösung lohnt und vergessen Sie nicht den größten Vorteil einer Haftungsauslagerung.

Machen Sie keine Kompromisse, wenn es um wichtige Themen wie Compliance geht. Fehler können dazu führen, dass ein Unternehmen für immer die Türen schließt oder Imageschäden so groß sind, dass Kunden ausbleiben.

Kontaktieren Sie uns jederzeit.
Wir bieten auch Teillösungen unserer Compliance Beratung in unserem Shop an.